Comment être efficace en réunion et organiser une réunion efficace ?

Au moins un tiers du temps des réunions est gâché selon un article de Challenge qui relaie un sondage Ipsos du mois de mars.

Les cadres décrocheraient après 52 minutes de réunion et ensuite s’évaderaient dans des activités sans rapport avec le travail et peu intéressantes. 81% des cadres disent s’occuper à autre chose que suivre la réunion, 51% envois des emails, etc …

Une lecture un peu myope de ce constat laisserait penser qu’il convient simplement de limiter la durée des réunions à moins d’une heure… Selon nous, la meilleure solution pour organiser une réunion efficace, motivante et performante est ailleurs !

Passez de la réunionite à la réunion efficace ? suivez le guide !

Raccourcir sa durée pour organiser une réunion efficace : ce n’est pas l’essentiel.

Ce qui compte pour organiser une réunion efficace c’est de créer un intérêt, de diffuser une énergie et une motivation de bon niveau chez tous les participants.

Comment faire ?

Pour organiser une réunion efficace il faut d’abord limiter le nombre de réunions, ne convier que les personnes vraiment concernées (les autres pourront par exemple recevoir un compte-rendu général du contenu de la réunion efficace) et pour travailler sur un objectif clair.

Il faut aussi s’interroger sur la raison d’être d’une réunion : partager des informations, les traiter analyser et prendre des décisions, mais aussi créer une dynamique de groupe, d’appartenance au groupe, de maturité d’équipe… favorisant sa motivation et sa performance.

En coaching d’équipe, que ce soit en accompagnant des CoDir ou des groupes projet, nous proposons régulièrement une méthode « maison » inspirée de nos nombreuses observations complétées par celles d’Alain Cardon. Le résultat est toujours la conduite de réunions efficaces dans les différents objectifs mentionnés (productivité, motivation, maturité d’équipe…).

Il convient selon nous, de distinguer les premières réunions, celles qui vont permettre de créer et constituer le groupe, de définir les règles de fonctionnement, de permettre au leader de positionner les raisons d’être de ces réunions, etc.

Et les réunions d’information et de production plus courantes et régulières.

Notre proposition pour organiser une réunion efficace :

Selon nous, organiser une réunion efficace passe par deux piliers : 1/ la préparation de cette réunion et 2/ son animation et son déroulement. Voici en condensé les points que nous développons en mission chez nos clients:

1. Fixer et écrire un objectif (s) précis (utiliser la méthode SMARTE) dans l’ordre du jour de la réunion qui sera envoyé à tous les participants
2. Préparer votre réunion et demander de faire de même aux participants (on ne vient pas « les mains dans les poches » avec juste une vague idée du sujet de la réunion)
3. Si vous avez des documents à présenter, ceux-ci doivent absolument avoir été envoyé suffisamment longtemps avant la réunion
4. Casser la routine par le déroulement ou le contenu… (nous verrons cela ci-dessous)
5. Donner un cadre précis à votre réunion (durée, etc) et le faire respecter !
6.  Limiter à 15 le nombre maximum de participants et fixer une durée de réunion contrainte
   

Pour la partie animation et déroulement, voici ce que nous mettons en place en accompagnement chez nos clients. Très rapidement ces clients découvrent le plaisir et l’efficacité d’organiser par eux-mêmes ces réunions efficaces.

Lors du déroulement de votre réunion efficace, vous allez désigner 6 à 8 rôles aux participants.

1. Facilitateur : il anime la réunion, veille au respect des règles, passe la parole à chacun si besoin, etc
2. (Coach pour les premières éditions) : un coach professionnel aidera le groupe à poser son modèle et avec bienveillance donnera un feed back aidant à l’appropriation du processus par le groupe
3. Observateurs : observent sans commenter et en fin de réunion proposent des pistes d’amélioration
4. Cadenceur (time keeper) : s’assure que la réunion commence à l’heure, que chaque partie respectent le timing…
5. Pousse-Décisions : Provoque puis enregistre les décisions prises, stimule le groupe dans sa recherche de solution, écrit directement les décisions et les envoi directement à la fin de la réunion.
6. Manager : le manager n’a pas de rôle particulier, sauf celui de participant.
7. Hôte : si les réunions se déroulent dans des lieux géographiques différents
8. Participants : participent à part entière à la réunion.

Ce qui est très important c’est de faire tourner les rôles et ainsi permettre à chacun de développer ses compétences de leadership et de contribuer à la maturité de l’équipe. Le facilitateur deviendra cadenceur, puis simple participants, etc…

Comme vous le constatez, organiser une réunion efficace est à votre portée et apporte de nombreux bénéfices qu’en coaching d’équipe, cohésion d’équipe, team building, motivation, maturité d’équipe … nous développons aux cotés des équipes que nous accompagnons.

 Témoignage :

Depuis plus de deux ans, je « ramais » à tirer mes équipes, à les motiver et je les trouvais particulièrement peu motivées surtout lors des réunions hebdomadaires. L’approche de l’équipe de Team for Development et de Thierry Pacaud me laissait penser que ce qu’il proposait je l’avais déjà tenté sans succès… Il fallait cet apport de l’extérieur et le « savoir-faire » que je n’avais pas ! Par contre ensuite cela a été facile de prendre la suite et pérenniser la chose.

Frédéric, Directeur Général d’une PMI de 32 personnes filiale d’un groupe allemand.

Aller plus loin

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