Communication événementielle : ce qui se passe avant et après est aussi déterminant que le congrès ou la convention d’entreprise elle-même !
Lorsqu’une entreprise, une organisation souhaite développer sa communication événementielle, c’est en général pour appuyer sa stratégie de développement ; Améliorer, développer son image en terme de communication externe et de communication interne.
A titre d’exemple, nous avons le plaisir d’accompagner depuis plus de quatre ans la Fédération Nationale des Transports de Voyageurs. Nous allons vous présenter pour l’essentiel de cet article la « construction » d’un événement majeur de leur communication annuelle : le Congrès de la FNTV.
Nous concevons notre rôle de conseil en communication événementielle avant tout comme la capacité à écouter, imaginer avec le client et préconiser les meilleures solutions pour notre interlocuteur. Cette étape préalable à la réalisation de l’événement lui même qu’est le congrès est déterminante selon nous de l’impact, de la performance de la communication du congrès, des messages délivrés auprès de ses cibles qui peuvent être internes, externes, corporate…
Pour que votre communication événementielle soit réussie, soignez « l’avant »
Garantir que les messages de l’entreprise, de l’organisation seront bien transmis, reçus, accueillis, compris et mémorisés par les participants nécessite quelques démarches en amont du seul acte de communication événementielle (le congrès).
Nous avons donc pu travailler aux cotés de l’équipe interne de communication et de la direction pour identifier les besoins de communication hors média et institutionnels de notre client.
Pour cela deux entretiens avec la Président et le Secrétaire Général sur un mode de coaching de dirigeant, à savoir une discussion, un échange portant sur l’existant, les valeurs, les besoins ressentis et profonds de l’organisation, et les aider à exprimer leurs visions de ce que pourrait être l’essentiel de leur communication en terme de stratégie. Cette étape sur un mode coaching de dirigeant est une étape préalable essentielle pour construire la réflexion de l’équipe qui réalisera le congrès ou la convention événementielle.
Dans le cas présent, ce fut l’occasion de formaliser par écrit une feuille de route stratégique décrivant les différentes cibles en terme de communication, de préciser les messages et objectifs de communication pour chacune de ces cibles ainsi que le sens donné aux différents temps forts de ce congrès professionnel.
Avec l’équipe interne nous avons ainsi pu co-construire le congrès et travailler sur le fond des interventions ainsi que sur la mise en scène interactive correspondant au mieux à une communication réussie (changement de rythme pour les tables rondes, réaction en direct par SMS pour une interaction « one to one », vidéos d’interpellation, etc). La rupture de mode de déroulement entre les différents temps forts, la qualité des intervenants (Ministre des Transports, élus, Déléguée ministérielle, Président de la SNCF…) ont donné à la fois du sens aux messages délivrés et de l’efficacité en terme de performance et de notoriété pour la Fédération.
L’exploitation de l’opération de communication événementielle à fait également l’objet de développement presse par l’équipe communication interne : Après le congrès sous forme de relais complet développés dans leur dispositif internet (site web corporate, vidéos sur les plates-formes youtube, daily motion, etc) diffusion de communiqués de presse, interviews… garantissant de très bonnes retombées et élargissant largement l’impact du congrès au-delà des seuls participants.
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Thierry Pacaud
Coach Systémique & Conseiller en Communication.
