Conseils pour organiser un séminaire ou un workshop idéal

[yasr_overall_rating] En tant que manager ou assistante, vous savez qu’il est important pour la motivation et la performance de vos équipes, de vos collaborateurs, de les réunir régulièrement pour plusieurs raisons principales :

1. Partager avec eux les informations utiles à leurs missions et activités. Qu’il s’agisse de présenter les nouveaux produits, la nouvelle organisation, faire un point sur l’année écoulée, etc… Cette première raison de se réunir est essentielle car elle détermine le cadre technique et réglementaire de l’activité de vos équipes.
2. Mais partager les informations n’est pas, de très loin, la seule bonne raison de se réunir ! Un autre élément essentiel et moins facile à mesurer est de créer un sentiment d’appartenance à l’équipe, à l’entreprise. Se réunir pour un séminaire ou une convention d’entreprise permet à tous et à chacun de se sentir appartenir à une organisation. Échanger avec ses collègues aide à la cohésion d’équipe et à la motivation des équipes.
3. Un autre point important est que ces réunions permettent (si elle sont bien conçues au départ) d’améliorer la connaissance de l’autre, la conscience des différences de manières de travailler d’un membre de l’équipe à l’autre. Cette conscience permet d’ouvrir la compréhension de chacun. le partage de bonnes pratiques par exemple peut aider à la recherche d’amélioration des modes de fonctionnement de l’équipe. Aujourd’hui et au mieux dans un futur très proche, les meilleures équipes seront celles qui auront trouvé la manière de travailler de façon soudée, « en équipe » sur un mode de travail collaboratif.
4. La maturité d’équipe est également un sujet que nous travaillons très souvent avec nos clients. Il s’agit non pas de « faire grandir » vos collaborateurs (ceci est un autre sujet qui concerne d’abord le manager), mais d’amener vos collaborateurs (par une prise de conscience directe) au plaisir du partage en équipe et de la capacité de chacun de passer d’une posture essentiellement individualiste dans l’équipe à une posture de travail collaboratif. Chacun garde son autonomie et en plus, découvre le plaisir et l’intérêt de partager naturellement une partie de la mission dévolue à l’équipe par le manager (cela nécessite d’un travail en coaching de manager en amont)
5. Le point 4, le travail sur la maturité de l’équipe amène naturellement à parler de notre sujet de prédilection : la motivation. On ne décrète pas la motivation ! La motivation commence par un manager motivant ! celui-ci aura reçu de ses dirigeants une feuille de route et une vision stratégique qu’il aura la responsabilité de décliner en objectifs concrets et opérationnels. Ensuite le manager devra consacrer une partie significative de son temps à animer son équipe, à « faire grandir son équipe » et à ce titre les workshop d’équipe, les séminaires de travail avec ou sans team building « classique » vont être un temps extrêmement important et propice à la motivation. Il s’agit de planter la graine de la motivation en chacun des équipier ET au niveau de l’équipe. Le manager motivant aura d’abord préparé le terreau propice au développement de l’envie, de la motivation au sein de son équipe… Nous accompagnons très fréquemment les responsables d’équipe dans ce sens. Que ce soit par le coaching de manager ou la formation au management motivant, ces temps de préparations permettrons de réaliser un séminaire ou un workshop efficace et idéal.

 Organiser un séminaire idéal : les points techniques incontournables

Nous l’avons compris, un workshop ou un séminaire d’entreprise permet d’atteindre plusieurs objectifs importants pour la performance de l’entreprise.

Voyons maintenant quels sont les points matériels qui favorisent l’organisation d’un bon séminaire d’entreprise.

• Choisir le lieu pour ce qu’il signifie, symbolise par rapport au thème de la réunion. Célébrer, travailler, unir, susciter l’envie, aider à innover, stimuler… chaque thème à ses lieux ! Par pitié évitez la salle de « l’Ibis » du coin ou la salle de réunion de l’entreprise si le sujet est important…
• Choisir le jour. En fonction des participants, du sujet, de la durée… Un workshop se déroule en général les mardis ou jeudis. Pensez aux horaires également en fonction de la localisation du site et des participants.
• Gardez l’objectif du séminaire ou du workshop en tête. Afin d’assurer une cohérence entre le sujet et l’environnement et le déroulement
• Gérez toute la communication autour de l’événement. Afin d’avoir le plus de participants (soyez factuel et attirant même pour une réunion « obligatoire ») et de les recevoir motivé et plein d’intérêt…
• Pensez Originalité. On se souvient toujours plus d’un séminaire d’entreprise original ou qui sortait de l’ordinaire. Cela peut être un point de détail, un fil rouge original, etc…
• Pensez au confort des participants. Sièges lumière, sonorisation, lumière du jour, insonorisation, qualité des pauses, etc…
• Faire participer le public tout au long de la journée afin de l’impliquer et ainsi mieux adhérer aux messages et objectifs de la réunion.
• Eviter le stress le jour J. pour cela deux solutions complémentaires : avoir anticipé les taches d’organisation et avoir choisi une agence ou un accompagnement professionnel et spécialisé. Team For Development par exemple, anticipe et sécurise à vos cotés la totalité des étapes d’un séminaire d’entreprise ou un workshop réussi !

Pour notre part, nous avons organisé des centaines de séminaires d’entreprise, répondant aux objectifs exprimés par nos clients et « amplifiés » par un travail de co-construction entre vous le client et nous spécialistes de la motivation et de l’événement interne.