Problèmes de gestion du temps : pourquoi les techniques et les formations sont peu efficaces

 (temps de lecture 4 minutes)

On peut lire de nombreux articles qui traitent de problèmes de gestion du temps au travail. La plupart du temps il s’agit de « recettes » supposées être efficaces voire infaillibles… Souvent proposées par des coachs non certifiés ou des organismes de formation qui ont bien naturellement des objectifs commerciaux dans ces argumentations…

Je souhaite partager ici au travers de nombreuses expériences vécues en coaching ou accompagnement de managers les causes réelles de problèmes de gestion du temps et les remèdes à y appliquer. C’est donc un regard attentif et orienté résultat que je pose sur les besoins déclarés de mes clients : « j’ai un problème de gestion du temps, d’organisation »…

Ce que mes collègues au sein de TeamForDevelopment et moi avons souvent constaté c’est que si le besoin de « formation » aux outils de gestion du temps peut être un élément secondaire de résolution de leurs problèmes, ce n’est JAMAIS la cause ni le chemin de résolution de leurs limitations…

Ainsi nous vous « livrerons » les fameuses techniques réputées infaillibles en fin d’article, mais ce qu’il importe de comprendre se trouve avant 🙂

Et si un problème de gestion du temps nous apportait de nombreux avantages ? …

L’être humain est complexe et souvent compliqué… Nous le constatons souvent dans des comportements « à problèmes » comme les personnes « débordées » qui « n’ont pas le temps », ont des « problèmes d’organisation », que les causes et donc l’objet du travail d’amélioration ne portent pas sur les techniques de gestion du temps que nos clients seront de toutes manières peu capables d’utiliser avec pertinence…

Voici quelques causes réelles de problèmes de gestion du temps que nous travaillons en coaching :

• la procrastination
• le manque de confiance en soi
• le sentiment d’impuissance
• le perfectionnisme
• la crainte de l’échec ou du succès
• difficulté à dire non
• difficulté à déléguer
• manque de planification
• difficulté à discerner les priorités
• …

Chaque cas nécessite donc un travail en profondeur et personnalisé pour résoudre l’un des symptômes apparent de ces clients : la gestion du temps ou les problèmes d’organisation. La récompense est une résolution souvent spectaculaire!

La puissance du travail de coaching en entreprise sur ces sujets apparents (exprimés par le client et/ou l’entreprise) permet dans la totalité des cas, de faire progresser le client vers ses solutions personnelles. Celui-ci devient ensuite capable d’utiliser avec efficacité les techniques plutôt simples de gestion du temps.

Voici un exemple très concret :
Benoit (le prénom a été changé) est depuis 4 ans manager d’un service de 4 personnes. Son supérieur fait appel à nous pour « améliorer sa gestion du temps, car Benoit se trouve en difficultés pour répondre efficacement à l’augmentation de la charge de travail incombant à son service. Assez rapidement il est apparu à l’occasion d’une séance de coaching que le comportement de Benoit par rapport aux sollicitations venant de l’extérieur de son service et encore plus de son N+1 et N+2 l’amenait à se comporter d’une façon inefficace. En effet, afin de pouvoir répondre rapidement à ces sollicitations, il restait en permanence centré sur la réception de messages (emails, messagerie instantanée de l’entreprise) afin de pouvoir répondre le plus vite possible … qu’il allait répondre dés que possible ! Il est ainsi vite apparu que lui donner des « techniques » de gestion du temps dont il avait conscience ne lui servirait à « rien » ! Son problème était ailleurs, en partie dans ses croyances limitantes qu’un bon manager doit être très réactif au risque de sur réagir. Notre travail lors de plusieurs séances suivantes a porté sur les causes de ce comportement: manque de confiance en lui, besoin de « plaire » et besoin de montrer son efficacité…par des moyens inefficaces (position de vie parent-enfant en Analyse Transactionnelle). Ce que nous aimerions que vous reteniez de l’exemple de Benoit, est qu’il est important de ne pas vous centrer sur les techniques de gestion du temps. Votre « incapacité » actuelle à vous organiser ne dépend pas de techniques mais d’un travail adapté à votre ou vos causes réelles (cf liste ci-dessus).

Les recettes miracles aux problèmes de gestion du temps :

Voici comme promis une liste (parmi bien d’autres) que vous pouvez utiliser pour progresser dans votre gestion du temps au travail. Bien entendu cela ne vous sera vraiment utile que si vous avez pris le temps (!) de travailler sur vos causes plus profondes.

13 règles d’organisation simples et efficaces pour résoudre vos problèmes de gestion du temps au bureau.

1. Toujours se fixer des objectifs précis en rapport aux résultats à atteindre. Dire :« à propos de ce dossier, il faut que je décide la chose suivante ».
2. Soyez focus sur la tâche explicite à atteindre.
3. Évaluer son rendement non pas sur le temps passé, mais sur les résultats effectivement obtenus.
4. Établir ses priorités chaque jour avec le système des A, B, C (commencer à faire tous les A, puis tous les B, etc.)
5. Fixer des délais de réalisation pour chaque activité (limite de temps). Regrouper les tâches identiques et répétitives.
6. Faire une estimation réaliste des temps moyens nécessaires pour chaque activité.
7. Se garder du temps pour la réflexion « pure » (qui fait gagner du temps).
8. Réserver ou ajouter sur votre agenda du temps pour les imprévus
9. Préparer la veille le travail du lendemain.
10. Après avoir terminé un travail, prendre le temps d’analyser sa gestion du temps sur ce point le vendredi soir, faire le point sur sa semaine, voir ce qui reste à faire et programmer de façon générale la liste des projets à reprendre pour la semaine suivante.
11. Pour être organisé soyez méthodique autant que vous le pouvez en restant motivé.
12. Acceptez vos « échecs » comme des leçons et identifiez les points d’améliorations pour rebondir.
13. Osez décider de ne pas faire telle ou telle chose !

Pour finir, voici une histoire qui est souvent racontée en formation sur la gestion du temps sous forme d’une parabole:

« Le Sage et les Dirigeants »

Un jour, un vieux sage fut engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps à un groupe d’une quinzaine de managers et dirigeants, le tout en moins d’une heure.

Devant ce groupe de dirigeants, le vieux sage leur dit : « Nous allons réaliser une expérience ». Le vieux prof sortit un seau transparent qu’il posa en face de lui. Ensuite, il sortit environ une douzaine de gros galets et les plaça un par un, dans le grand pot.

Lorsque le pot fut rempli et qu’il fut impossible d’y ajouter un galet de plus, il s’adressa à ses élèves et leur demanda : « Est-ce que ce pot est plein ? » Tous répondirent : « Oui ».

Alors, il se pencha de nouveau et sortit de sous la table un récipient rempli de gravier. Il versa ce gravier sur les galets puis remua légèrement le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les galets… jusqu’au fond du sceau. Le vieux prof leva à nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda : « Est-ce que ce sceau est plein ? » Cette fois, les dirigeants commençaient à comprendre son manège. L’un d’eux répondit : « Probablement pas ! » « Bien ! » répondit le vieux sage.

Il sortit de sous la table une seau de sable et commença à le verser. Le sable alla remplir les espaces entre les galets et le gravier. Encore une fois, il demanda : »Est-ce que ce sceau est plein ? » Cette fois, sans hésiter et en chœur, tous répondirent : « Non ! » « Bien! » répondit le vieux sage.

Il prit le pichet d’eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu’à ras bord. Le vieux sage demanda alors : « Que démontre cette expérience ? » L’un des patrons dit : « Cela démontre qu’en étant bien organisé ont peut toujours faire plus dans un même laps de temps ».

Non, répondit le vieux sage. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante : si on ne met pas les gros galets en premier dans le sceau, on ne pourra jamais les faire entrer tous, ensuite ». Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience de l’évidence de ces propos.

« Quels sont les gros galets dans votre vie ? Votre santé ? Votre famille ? Vos ami(e)s ? Vivre vos rêves ? S’engager pour une cause ? Pratiquer un sport ? Prendre le temps… ? Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de placer prioritairement ses gros galets en premier dans sa vie, dans son agenda, sinon on risque de ne pas avoir le temps de vivre … sa vie. Si on donne priorité aux détails (le gravier, le sable), on n’aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie.

Aller plus loin

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